Profesionální organizace konferencí (v ČR i zahraničí) a kongresů na klíč: od plánování,přípravy, realizace, až po public realtions, doprovodný program pro hosty a závěrečný audit. Náročný projekt uspořádání konference lze rozdělit do několika fází:
Před konferencí
- finance – sestavení počátečního rozpočtu akce, vedení účtů
- časový plán – pečlivé a podrobné vypracování časového horizontu přípravných akcí
- podklady realizace – zpracování podkladů pro realizaci akce
- webové stránky – tvorba webových stránek akce
- public relations – zajištění PR pro plánovaný kongres, konferenci či jiný event
- organizace – zajištění ubytování, dopravy, organizace meetingů, komunikace s účastníky a zodpovídání důležitých otázek a registrace účastníků
Během konference
- informační a registrační místa – kontaktní místa a informační stánky s tiskovými materiály na letišti, v hotelu, i na konferenci včetně zaškoleného personálu
- cateringové služby – zajištění občerstvení během akce
- překlady a tlumočení – překladatelské služby a tlumočení přednášek, panelů i doprovodných aktivit
- technická podpora – zajištění technické podpory s obsluhou
- dokumentace – foto a video dokumentace události
- bezpečnostní služba – zajištění bezpečného a bezproblémového průběhu eventu
Po konferenci
- doprovodný program – zajištění společenského a kulturního programu pro účastníky i jejich doprovod během eventu i bezprostředně po něm
- předání dokumentace – předání video a fotodokumentace, včetně možnosti online přístupu přes webové rozhraní aj.
- závěrečný audit – celkové zhodnocené průběhu celé akce
Proč je důležitý doprovodný program konference?
Možná vás překvapí, že neformální konverzace jsou důležitější a mají větší přínos než samotné zasedání a odborné přednášky. Přednášky poskytují nové zkušenosti, nápady a informace, ale jsou většinou jednosměrné. Klíčové osobní rozhovory probíhají mezi účastníky právě mimo oficiální zasedání v přestávkách a během doprovodných aktivit. Právě proto klademe velký důraz na doprovodné a postkongresové akce a programy.